Sự khác biệt chính: Hệ thống sổ sách kế toán đơn yêu cầu nhập chỉ mục một lần trong cột tín dụng hoặc cột ghi nợ. Hệ thống nhập kép yêu cầu đặt một mục nhập hai lần, một lần vào cột tín dụng và một lần vào cột ghi nợ của tài khoản khác.
Sổ sách kế toán một lần và sổ sách kế toán kép là hai phương pháp ghi dữ liệu khi duy trì tài khoản tài chính. Sổ sách kế toán đóng một vai trò rất lớn trong kế toán vì các mục được sử dụng từ sổ sách kế toán để tạo ra các báo cáo kế toán khác nhau.
Sổ sách kế toán là một hoạt động là một phần nhỏ của kế toán và Sở Tài chính. Sổ sách kế toán là quá trình ghi lại các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, bao gồm biên lai, thanh toán, mua hàng, bán hàng và chi tiêu. Một kế toán viên thường được thuê trong các công ty vừa và lớn chịu trách nhiệm ghi lại các giao dịch này. Sổ sách kế toán được coi là một phần nhỏ của kế toán. Kế toán sử dụng những cuốn sách này để tạo báo cáo tài chính. Sổ sách kế toán liên quan đến việc ghi lại từng giao dịch xảy ra trong ngày, sau đó được tính vào cuối ngày và cuối tháng. Điều này là để xem liệu các số liệu kiểm đếm với số tiền mà công ty kiếm được hoặc chi tiêu. Sổ sách kế toán được thực hiện với sự trợ giúp của sổ cái, sổ sách kế toán, sổ quỹ tiền mặt, v.v ... Việc ghi sổ ban đầu được thực hiện trong một cuốn sách, đó là tên của nó, nhưng bây giờ nó được thực hiện trên nhiều chương trình khác nhau trên máy tính. Có hai phương pháp nhập dữ liệu vào sổ sách kế toán: Sổ sách kế toán đơn nhập cảnh và sổ sách kế toán kép.
Hệ thống nhập kép yêu cầu đặt một mục nhập hai lần, một lần vào cột tín dụng và một lần vào cột ghi nợ của tài khoản khác. Điều này được thực hiện để đảm bảo rằng không có mục nào vô tình bị bỏ lỡ. Nó cũng là một cách dễ dàng hơn để kiểm đếm các tài khoản. Quy tắc nhập cảnh đôi lần đầu tiên được mã hóa vào thế kỷ 15 bởi Franciscan Friar, Luca Pacioli. Một phương trình kế toán đơn giản cũng được thiết lập để xác định xem có bất kỳ lỗi nào trong sổ sách kế toán hay không. Phương trình nêu: Vốn chủ sở hữu = Tài sản - Nợ phải trả. Tại bất kỳ thời điểm nào nếu hai bên của phương trình không kiểm đếm, thì sổ sách kế toán có lỗi. Sổ sách kế toán kép yêu cầu người này duy trì nhiều loại tài khoản khác nhau. Bất kỳ giao dịch nào diễn ra phải được đánh dấu trong hai tài khoản khác nhau. Một khoản ghi nợ trong một tài khoản sẽ được đánh dấu là tín dụng trong một tài khoản khác. Nhập kép giúp ghi lại các giao dịch tài chính cho tài khoản tài sản, nợ, thu nhập, chi phí hoặc vốn. Nhập kép cũng giúp kế toán dễ dàng hơn cho việc lập báo cáo tiền mặt, báo cáo lãi lỗ và nộp thuế.
Đơn nhập cảnh | Nhập cảnh đôi | |
Định nghĩa | Hệ thống ghi sổ đơn yêu cầu chỉ nhập một lần vào cột tín dụng hoặc cột ghi nợ. | Hệ thống nhập kép yêu cầu đặt một mục nhập hai lần, một lần vào cột tín dụng và một lần vào cột ghi nợ của tài khoản khác. |
Nhị nguyên | Không dựa trên khái niệm nhị nguyên. | Được dựa trên khái niệm nhị nguyên. |
Tài khoản | Duy trì các tài khoản đơn giản và cá nhân của con nợ, chủ nợ và sổ quỹ tiền mặt. | Duy trì tất cả các tài khoản cá nhân, thực tế và danh nghĩa. |
Lợi nhuận hoặc lỗ | Không thể giúp làm báo cáo lãi hoặc lỗ của công ty. | Có thể giúp làm báo cáo lãi hoặc lỗ của công ty. |
Sự phù hợp | Doanh nghiệp nhỏ nơi giao dịch nhỏ và đơn giản. | Các doanh nghiệp và tập đoàn lớn xử lý các giao dịch phức tạp và hàng tồn kho khổng lồ. |
Số dư dùng thử | Không thể chuẩn bị số dư dùng thử | Có thể chuẩn bị số dư dùng thử |
Mục đích thuế | Không được chấp nhận cho các mục đích thuế. | Được chấp nhận cho các mục đích thuế. |
Tình hình tài chính | Không thể xác định được tình hình tài chính thực sự của doanh nghiệp. | Có thể xác định tình hình tài chính của doanh nghiệp. |
Ưu điểm | Đơn giản, ít tốn kém, dễ quản lý hơn, cung cấp cái nhìn chung về thu nhập và chi tiêu. | Dữ liệu hoàn chỉnh có sẵn, cung cấp kiểm tra số học về sổ sách kế toán, giúp theo dõi các khoản ghi nợ và tín dụng, có thể giúp xác định tình hình tài chính của doanh nghiệp, giúp sản xuất tài khoản cuối năm dễ dàng hơn. |
Nhược điểm | Dữ liệu không đầy đủ, không thể cung cấp kiểm tra đối với lỗi văn thư, không ghi lại tất cả các giao dịch, không cung cấp hồ sơ chi tiết về tài sản, không thể phát hiện ra hành vi trộm cắp và mất mát. | Đắt tiền, khó hiểu hơn, đòi hỏi phải thuê nhân viên bên ngoài và tốn thời gian. |