Sự khác biệt chính: Bản sao cứng được đề cập đến tệp tài liệu kỹ thuật số được in trên giấy, trong khi bản mềm là tệp tài liệu điện tử chưa được in tồn tại ở bất kỳ dạng kỹ thuật số nào như trong máy tính cá nhân, ổ đĩa bút, DVD, v.v.
Dữ liệu và thông tin rất quan trọng trong các lĩnh vực nghiên cứu và kiến thức. Hầu hết thời gian, thông tin hoặc dữ liệu cần được chia sẻ hoặc phân phối. Nhiều lần, thông tin đi qua các kênh khác nhau trước khi đến đích cuối cùng. Có nhiều hình thức chuyển thông tin. Trong thế giới điện tử, việc trao đổi thông tin có thể nhanh chóng diễn ra với sự trợ giúp của một bản sao cứng và một bản mềm. Nhiều người nhầm lẫn giữa hai người. Cả hai đều khác nhau.
Mặt khác, một bản sao mềm được lưu trữ trong bộ nhớ và nó được đọc bằng cách hiển thị nó trên màn hình. Khi tệp được lưu trữ trong bộ nhớ,
Nó được gọi là một bản sao mềm vì bạn không thể chạm vào nó và bạn phải đọc nó trên màn hình. Trong trường hợp, máy tính tắt, bạn không thể đọc nó. Một số loại phần mềm cụ thể được yêu cầu để lưu trữ và hiển thị một bản sao mềm. Có thể in cùng một tệp bằng cách sử dụng máy in điện tử được kết nối với máy tính. Bản sao in của tài liệu hiện được gọi là bản sao cứng. Do đó, một bản sao cứng được đi trước bởi một bản sao mềm.
Sự khác biệt chính giữa bản sao cứng và bản mềm là không giống như bản cứng, bản mềm luôn yêu cầu phương tiện điện tử để đọc và hiển thị. Ngay cả khi bạn có dữ liệu trong ổ đĩa bút, nó vẫn cần được hiển thị bằng máy tính hoặc bất kỳ phương tiện hiển thị tương thích nào khác. Cả hai đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Một bản sao cứng có thể được sử dụng ngay lập tức, trong khi bản mềm chỉ có thể được đọc với sự trợ giúp của thiết bị hiển thị điện tử. Một bản sao mềm được ưa thích cho những thay đổi dễ dàng có thể được thực hiện trên nó. Tuy nhiên, nó phụ thuộc vào các yêu cầu cụ thể, dựa trên các bản sao cứng hoặc mềm có thể được tạo.